Tehnologija od doma
Poslovna informatika se je v zadnjih letih začela močno spreminjati tudi pod vplivom novih tehnologij in storitev, ki pravzaprav prihajajo iz potrošniškega okolja. Meja med poslovnimi sistemi in izdelki za domačo rabo je vse tanjša. Predvsem zato, ker ti omogočajo večjo agilnost, hitrejši začetek in enostavnejšo uporabo, lažjo povezljivost s strankami in partnerji, ne nazadnje tudi nižje stroške. Marsikje se je tovrstno IT-potrošništvo začelo po inerciji, prek uporabnikov, ki so zasebno seveda tudi potrošniki. Toda prave prednosti pridejo na dan šele tedaj, ko potrošniške metode in koncepte podjetje vgradi v svojo strategijo. Brez tega pa utegnejo na ta pojav gledati kot na nepotrebno breme in celo vir nevarnosti. (Objavljeno v reviji MonitorPro zima 2012) Vladimir Djurdjič, 29.6.2012
Sodobna informacijska družba je prepredena z informacijskimi tehnologijami do te mere, da je že težko ločiti, kaj je poslovno in kaj zasebno. Značilen primer so mobilni telefoni, ki jih velika večina uporabnikov uporablja tako v poslovne kot zasebne namene. Toda danes to velja tudi za vse druge mobilne naprave, številne spletne storitve in rešitve, kar je začelo močno vplivati na procese in način njihovega izvajanja v poslovnem okolju.
Srečujemo se s konceptom IT-potrošništva (ang. consumerization of IT), za katerega je značilno predvsem to, da se neka naprava ali storitev najprej pojavi v zasebni rabi in se šele nato – bolj ali manj hitro – seli tudi v poslovno rabo. Ta koncept se pojavlja na zelo različnih področjih, ponekod zelo vidnih, marsikje pa je šele v povojih in ga je težko preprosto umestiti v to novo kategorijo.
Če se ozremo le malce nazaj v preteklost, bomo ugotovili, da še nedavno ni bilo tako. Meja med poslovnim in zasebnim je bila strogo ločena, celo zahtevana od podjetij. Uporabnikom je bilo, denimo, v poslovnem okolju prepovedano uporabljati zasebne računalnike, pogosto je bil onemogočen ali omejen dostop do pomembnejših sistemov od doma. IT-oddelki so vodili – in ga še vedno – seznam odobrenih in podprtih IT-storitev. Uporabnikom še vedno marsikje prepoveduje, da bi na lastno pest uporabljali programe ali, recimo, spletne storitve, ki jih pred tem ni nekdo eksplicitno pregledal in odobril.
Razlog za to je seveda večna bojazen, da bo podjetje (ali pa le skrbniki za informacijsko tehnologijo v njem) zaradi takega početja imelo težave. Kaj, če bi nekdo na ta način nehote, zaradi neznanja ali nezavedanja, razkril zaupne poslovne podatke? Kaj, če bi z uporabo določenega programa ali naprave ustvarili varnostno luknjo, prek katere bi nepridipravi lahko vdrli v sam sistem? Kaj, če bi kar naenkrat neki proces v podjetju postal odvisen od zunanje storitve, ki ni pod nadzorom IT? Vse to so vprašanja, ki jih običajno srečamo v podjetjih in predstavljajo osnovo za doktrino, ki je veljala doslej. Pogosto je ta bojazen povezana tudi z nerazumevanjem, neznanjem ali pa preprosto s pomanjkanjem časa in ljudi, da bi se ukvarjali s tako široko paleto idej, naprav in storitev.
Toda po drugi strani je pobude, ki prihajajo od posameznikov in njihovih izkušenj iz zasebne rabe, skoraj nemogoče zaustaviti. Zlasti tedaj, ko se izkaže, da bi imelo podjetje s tovrstnimi rešitvami korist, bodisi v obliki večje funkcionalnosti ali prihranka stroškov. V splošnem velja, da izdelki in storitve s področja potrošništva zaradi večjih obsegov s sabo prinašajo nižjo vstopno ceno, kar je v današnjih kriznih časih še kako pomemben argument.
Poslovni analitiki menijo, da bo IT-potrošništvo kot koncept in nabor storitev v bodoče igralo čedalje večjo vlogo v poslovni informatiki, zato opozarjajo, da ga je treba razumeti, sprejeti in vgraditi v strategijo posameznega podjetja.
Različne oblike, a s skupnim imenovalcem
Da bi se bolje pripravili na prihod obdobja IT-potrošništva, je dobro razumeti, kje vse ga utegnemo srečati, kakšne so prednosti in na koncu, kako to sprejeti v lastno okolje. Bodisi z vidika uporabnika kot tudi tistega, ki bdi nad informacijsko organizacijo, arhitekturo in ne nazadnje tudi varnostjo. V nekaterih primerih IT-potrošništvo začenja nadomeščati storitve in izdelke, ki jih imajo podjetja v rabi. V drugih pa gre za dopolnitev ali nadgradnjo, zlasti na področjih, kjer podjetje še nima lastnih rešitev.
Ko govorimo o IT-potrošništvu, marsikdo najprej pomisli na mobilne naprave. Dejstvo je, da vse več naprav v zasebni lasti želimo uporabljati (vsaj delno) tudi v poslovne namene. Zgodba gre po naslednji poti: uporabnik ima službeni telefon. Običajno nekaj osnovnega, nič kaj vznemirljivega. Nekega dne si na lastno pest omisli najnovejši pametni telefon, ki ga operater ponuja malone brezplačno. Ko ga enkrat ima, pa začne razmišljati, kako bi prek njega dostopal tudi do službene elektronske pošte in morda do internega portala in seveda dokumentov, ki jih občasno potrebuje, želeli ali ne, tudi zunaj delovnega časa in prostora.
Bistvena beseda je povezljivost. Če naprave ali storitve, ki jih je izbral »poslovni potrošnik«, ne povežemo z informacijskim tokom v podjetju, lahko pričakujemo le del pozitivnih učinkov, ki jih prinaša tak pristop.
Začne se sprva nežen, potem pa vse manj nežen pritisk, da se mu to omogoči. Vmes je cel kup tehničnih ovir, ki izhajajo iz dosedanjih doktrin zagotavljanja storitev in varnosti v podjetju, nakar pogosto pridemo do neke polovične rešitve, s katero nista zadovoljna ne končni uporabnik ne skrbnik v podjetju. V nasprotnem primeru, kjer tak način rabe vgradijo v svojo strategijo, pa utegneta biti zadovoljni obe strani – skrbnik, ker je znižal strošek nakupa, pogosto tudi vzdrževanja, ter sam uporabnik, ki mu ni treba za isto zadevo uporabljati več naprav in/ali storitev.
Temu vidiku IT-potrošništva pravimo BYOD (Bring Your Own Device), kjer podjetja na koncu celo spodbujajo, da se uporabnik sam odloči, kaj bo kupil, sam opravi izbor, naročilo, prevzem, morda celo nastavitev sistema (če ima dovolj znanja). Podjetje lahko to vključi v proračun, ki ga ima posameznik na voljo in v okviru katerega lahko izbere napravo po izboru. Seveda tak pristop ne velja le za mobilne telefone, kjer imamo morda najmanj stranskih implikacij, temveč tudi za tablične računalnike, prenosnike in morda še kakšen kos opreme, ki pride prav tudi v poslovnem okolju.
Toda ko govorimo o IT-potrošništvu, nimamo v mislih samo naprav, temveč tudi informacijske rešitve in storitve. Tu je pozitiven učinek za podjetje potencialno morda še precej večji, vendar je povezovanje z obstoječim poslovnim informacijskim okoljem v podjetju tudi nekoliko težje. Poskusimo to razumeti spet na primerih.
Posameznik v poslovnem procesu potrebuje orodje, ki ga v podjetju preprosto ni ali pa bo po načrtih za nakup na vrsti šele veliko kasneje. Denimo, da gre za orodje za elektronsko sodelovanje z zunanjim partnerjem ali projektno skupino, ki združuje več ljudi iz več organizacij. V povprečnem podjetju je danes pogosto skoraj nemogoče uporabiti drugo metodo izmenjave dokumentov kot prek elektronske pošte. Ozaveščen uporabnik pa najde razmeroma poceni ali celo brezplačno storitev v oblaku, ki jo lahko začne skupaj s kolegi uporabljati domala takoj, brez naporne začetne implementacije v podjetju, brez dolge borbe in opravičevanja, zakaj bi bilo to dobro in zakaj bi v notranji sistem povezali nekoga »od zunaj«. Vzorec je spet enak – uporabnik se odloči, da bo uporabljal nekaj, kar je pridobil kot izkušnjo v vlogi potrošnika.
Težava nastane tedaj, ko je treba tak zunanji sistem povezati z notranjimi informacijskimi viri. Tu brez podpore IT-službe skoraj ne bo šlo, takrat pa lahko nastane konflikt, ki bi se mu dalo izogniti. Uporabnik bi lahko svojo namero najprej razložil IT-osebju, ti pa bi lahko tovrstno strategijo vključili v svojo strategijo. Srečali se bodo najbrž nekje na polovici poti. Ne nazadnje tovrstne storitve lahko razbremenijo IT-osebje, saj je treba misliti le na povezave in varnost, ne pa na vse vidike vzdrževanja zunanje rešitve. Posledica: bistveno večja prilagodljivost in agilnost.
Dejstvo je, da so nekateri segmenti poslovne rabe primernejši za tak potrošniški pristop kot drugi. Med rešitvami, ki so najpogosteje gostovane v oblaku in ponujane skozi »samopostrežni« način nabave, so orodja za skupinsko sodelovanje, rešitve za upravljanje odnosov s strankami (CRM), videokonferenčni sistemi, rešitve za varnostne kopije in sinhronizacijo podatkov, do neke mere tudi rešitve za poslovno poročanje in analitiko. Seveda pa se seznam vsak dan podaljša.
Poleg spletnih storitev se IT-potrošništvo kaže tudi v drugih načinih pridobivanja programskih rešitev. Danes smo najbrž že praktično vsi seznanjenji s spletnimi trgovinami za programe na pametnih telefonih in tablicah. Postopek je tam izrazito »potrošniški«: uporabnik izbere želeno aplikacijo, jo plača in ta se samodejno namesti na njegovo napravo. V ozadju ni praktično nobene intervencije in storitev nameščanja IT-osebja (vsaj ko gre za programe s preprostejšimi nastavitvami).
Kdor misli, da gre koncept, ki ga srečamo samo pri potrošnikih in pametnih telefonih ter tablicah, se globoko moti. Apple za svoje osebne računalnike Macintosh že nekaj časa ponuja podobno spletno storitev, kjer uporabniki samopostrežno kupujejo programe. Za veliko večino slovenskih uporabnikov bo zato velika sprememba napočila z novo različico okolja Windows 8, ki bo kot eno bistvenih novosti vpeljal tudi spletno trgovino za programsko opremo. Zagotovo tudi za poslovne rešitve. Od tod dalje lahko pričakujemo, da bo zagotavljanje programov za končne uporabnikov precej drugačno, kot ga poznamo danes. Vsekakor del storitev, ki jih danes opravljajo notranje IT-službe s tem odpade.
Omenili bi še en vidik IT-potrošništva, ki se tiče predvsem poslovnega sodelovanja in komunikacij. Danes že skoraj v vseh podjetjih govorijo o povezovanju v taka in drugačna družabna omrežja (Facebook, Linkedin …), pa čeprav ta za zdaj bolj dvigajo prah, kot pa zares vplivajo na poslovanje podjetja. Vsaj del tega mreženja je lahko za podjetja koristen, zlasti povezava marketinga in prodaje s temi sodobnimi načini komunikacije. Podobno kot zgoraj pa se je tudi ta segment najprej začel pri posamezniku, ki je bil sprva potrošnik in je šele v naslednji fazi zasebni vidik rabe prenesel tudi v poslovne stike.
Seznam področij, kje se začenja uveljavljati IT-potrošništvo, je še precej daljši, še več pa lahko pričakujemo v naslednjih letih. Tudi na področju podpornih storitev, kot so servisiranje, pomoč uporabnikom in ne nazadnje izobraževanje, kjer večinoma že danes uporabljamo pretežno zunanje izobraževalne ustanove.
Vpliv na poslovanje
Vse naštete oblike IT-potrošništva imajo seveda pomemben vpliv na način poslovanja podjetij. Za začetek se spremeni že sam način nabave in nameščanja tovrstnih izdelkov ter storitev. Če je bilo še včeraj skoraj vse prepuščeno notranjim nabavnim oddelkom in IT-službam, lahko pričakujemo, da bo v prihodnje tega vedno manj.
Samo naročanje bo opravil kar sam uporabnik v taki ali drugačni obliki samopostrežnih storitev. Poglavitno vprašanje je seveda, kdo je potemtakem lastnik določene opreme ali naročnik storitve. Marsikje v svetu so ta vidik že prenesli na končnega uporabnika in nadomestilo zagotovili v obliki letnega proračuna, ki je na voljo seveda le tedaj, ko je uporabnik zaposlen ali sodeluje s podjetjem.
Pomislite, kakšen vpliv ima to na denarne tokove, finančne analize, upravljanje osnovnih sredstev, zavarovanja in še kaj. V svetu se pojavljajo celo ponudniki, ki tovrstni vidik zagotavljanja sredstev opravljajo namesto končnih podjetij in za potrebe končnega poslovnega uporabnika. Če je to bilo do zdaj moč opaziti predvsem v velikih korporacijah, se ta trend seli k vedno manjšim organizacijam. Učinek je seveda merljivo večja stroškovna učinkovitost.
Vsaj tako pomemben poslovni vpliv lahko zasledimo tudi na področju upravljanja poslovnih rešitev in poslovnega okolja v celoti. Bistvena beseda je tu – povezljivost. Če naprave ali storitve, ki jih je izbral »poslovni potrošnik«, ne povežemo z informacijskim tokom v podjetju, lahko pričakujemo le del pozitivnih učinkov, ki jih prinaša tak pristop.
Raven upravljanja je seveda stvar strategije posameznega podjetja in je odvisna od posamezne storitve. Ta lahko sega od osnovne pomoči pri zagotavljanju priključnih parametrov za priključitev in dodeljevanja ustreznih uporabniških pravic do celotnega upravljanja niza povezanih storitev, nudenja pomoči in posredovanja podatkov.
Priznati je treba, da je veliko tovrstnih storitev še v povojih, tako da je virov tveganj še precej več. Težko pa bi dejali, da jih je toliko, da je enostavneje čakati na, recimo temu, boljše čase. Raje se pripravimo na nenehno iskanje še sprejemljivega razmerja med koristmi in tveganji, kar pa danes – resnici na ljubo – že počnemo v obstoječih poslovnih informacijskih sistemih.
V domala vseh primerih pa bo IT-potrošništvo v domeni internih služb IT ohranilo dve področji: skrb za varnost in poslovno integriteto podatkov. Glede varnosti ni dvoma – podjetje bo tudi v primeru odobritve uporabe zunanjih rešitev in naprav še naprej bdelo nad informacijsko varnostjo. Le da se bo odgovornost preselila eno stopnico v notranjost informacijskega sistema podjetja, del tega pa bo prepuščeno uporabniku oziroma ponudniku storitev.
Med največje pozitivne učinke takega koncepta uporabe IT-storitev lahko štejemo nižje stroške lastništva in upravljanja, predvsem pa večjo agilnost podjetja pri poslovanju. Pri potrošniških storitvah govorimo o precej nižji stroškovni mesečni obremenitvi, če merimo na uporabnika ali sistem, poleg tega pa podjetjem ni treba opravljati velikih enkratnih investicij. Sčasoma se bo vse bolj uveljavil koncept »plačaj, ko in kolikor uporabiš«. Stranski učinek je seveda tudi to, da tovrstne naprave in storitve plačujemo le do tedaj, ko jih potrebujemo. Mrtve naložbe, za katerimi ni več uporabnikov, s tem postanejo le slab spomin na preteklost. V časih, ko se podjetja prilagajajo kriznim razmeram, je to še kako aktualen in pomemben poslovni učinek.
Prav gospodarska kriza je marsikatero podjetje prisilila, da se je začelo hitreje gibati v nove smeri, proti novim trgom, novim izdelkom, novim načinom dela. Kljub temu da pravimo, da informatika izboljšuje agilnost podjetja, pa so nakopičene rešitve in sistem v rabi v podjetjih včasih tudi breme. Zlasti tedaj, ko bi potrebovali dodatno ali nekoliko drugačno rešitev čim prej. Informacijski potrošniški sistem pride prav tam, kjer je za posamezno področje rabe v podjetju premajhna kritična masa, da bi upravičila klasičen nakup in implementacijo velikih rešitev. Nakup poslovnega potrošnika pa bo znesel le delež teh stroškov.
Ni vse samo zlato
IT-potrošništvo tako kot skoraj vsaka stvar v življenju nima le svetlih plati, temveč prinaša tudi tveganja in nevarnosti. Od vsakega podjetja je seveda odvisno, ali oceni, da so ta še dovolj obvladljiva. Predvsem se jih je treba zavedati in imeti pripravljene protiukrepe. Taka strategija, lahko bi rekli proaktivna, je po mnenju analitikov precej boljša, kot če bi s prepovedjo povzročili, da bi posamezni uporabniki storitve in naprave uporabljali prikrito.
Na prvem mestu je vsekakor vprašanje varnosti. Ko enkrat odpremo kolikor toliko varne požarne zidove za storitve in naprave, ki jih je težko upravljati, na neki način iščemo težave. Toda to ne pomeni, da je vsak vidik IT-potrošništva že vnaprej nevaren. Spremeniti pa je vsekakor treba nekaj konceptov. Denimo to, da se podatke in ključne lastniške poslovne sisteme varuje pred zlorabami in vdori na drugi ravni, bliže centru. V tem kontekstu se vse zunanje naprave in rešitve najprej preveri, ali ustrezajo varnostnim standardom, in šele nato spusti do informacijskih virov.
Drug pristop, o katerem razmišlja industrija, vsaj ko gre za uporabniških naprave, je uporaba koncepta dve sistemov v enem. V tem primeru imamo, pogosto ob pomoči virtualizacije, en del naprave, ki jo uporabnik uporablja v zasebne namene, drugega za poslovne, slednji pa je v celoti pod nadzorom IT-službe v podjetju. Koncept že nastaja pri osebnih računalnikih, zagotovo pa bo v prihodnjih letih prešel tudi na druge naprave.
Drugi vidik tveganj izhaja iz bojazni, da bi uporabniki podatke na tak način še lažje odtujili. To lahko preprečimo z ukrepi, da so podatki vselej na voljo le ob prijavi v informacijski sistem in jih v taki ali drugačni obliki ni mogoče (preprosto) kopirati drugam. Toda, roko na srce, v takih primerih tehnično varovanje običajno ne zadostuje. Tu je potreben organizacijski ukrep, predvsem pa je na preizkušnji spoštovanje vrednot v podjetju.
Naslednji dejavnik tveganja je pester nabor sistemov in rešitev, ki jih je sila težko evidentirati, kaj šele upravljati in nuditi pomoč zanje. Prav tako utegnemo imeti težave pri prenosu podatkov in siceršnji povezljivosti med tovrstnimi sistemi. To lahko ublažimo z že prej omenjeno aktivno politiko, kjer lahko posamezne storitve odobrimo ali namesto nezaželenih ponudimo primernejšo alternativo. Del tega odgovora pa bo prispevala sama industrija. Kdor je pozoren, bo hitro ugotovil, da se veliko priljubljenih spletnih storitev že povezuje med sabo kot tudi s programsko opremo, ki jo sicer uporabljamo nameščeno lokalno na svoji napravi.
Priznati je treba, da je veliko tovrstnih storitev še v povojih, tako da je virov tveganj še precej več. Težko pa bi dejali, da jih je toliko, da je enostavneje čakati na, recimo temu, boljše čase. Raje se pripravimo na nenehno iskanje še sprejemljivega razmerja med koristmi in tveganji, kar pa danes – resnici na ljubo – že počnemo v obstoječih poslovnih informacijskih sistemih.
Že med nami
Ko govorimo o IT-potrošništvu, beseda ne teče o zadevi, ki jo moramo iskati s povečevalnim steklom. Sodeč po raziskavi družbe IDC, v razvitejših državah sveta IT-potrošništvo v taki ali drugačni obliki uporablja že nekaj več kot 50 odstotkov vseh podjetij. Res pa je, da je le dobra desetina takih, ki tovrstne koncepte uporabljajo v večjem obsegu. V približno 40 odstotkih primerov tovrstne izdelke ali rešitve uporablja le razmeroma mali delež vseh zaposlenih ali pa tečejo pilotski projekti, s katerimi želijo potrditi pozitivne učinke in preveriti morebitna tveganja.
Toda prav podatek, da v zadnjem letu v več kot četrtini podjetij potekajo testiranja potrošniških konceptov, daje slutiti, da smo pred valom, ki se bo sprožil šele v naslednjih letih. Gornjih podatkov nismo navedli, ker bi želeli ugajati poslednji IT-modi, temveč zato, ker bodo v svetu nastali številni primeri dobre prakse pa tudi izboljšav v samih izdelkih in storitvah, ki jih bo nato moč s precej manj tveganja uporabiti tudi drugod.
Analitiki sodijo, da je IT-potrošništvo do neke mere neizbežno, saj v podjetjih potrebe in zahteve, povezane z IT, vse težje zadovoljujejo na način, kot smo ga bili vajeni doslej. Taktična uporaba nekaterih od naštetih konceptov utegne v tem primeru razbremeniti IT-kader, povečati zadovoljstvo uporabnikov in tudi strank podjetij, ne nazadnje pa tudi zmanjšati stroške in velike investicije.
Komentarji
Bodite prvi in dodajte svoj komentar.
Komentiraj prispevek
Za komentiranje morate biti prijavljeni
Komentarji