Elektronski arhiv po črki zakona
O elektronskem arhiviranju se pri nas govori že vsaj pet let, a pravi procesi na tem področju so se v podjetjih pravzaprav šele začeli. O tem govori tudi dejstvo, da so trenutno v postopku prve akreditacije storitev in opreme za elektronsko hrambo in prve potrditve notranjih pravil. Nova zakonodaja naj bi elektronsko arhiviranje (in elektronsko poslovanje) pospešila, v resnici pa se zaradi kompleksnosti zakona, podzakonskih predpisov in standardov lahko zgodi, da se bo to razvijalo še počasneje, kot bi se sicer. Kdo, kaj in kako bo elektronsko arhiviral? Dr. Boštjan Berčič, 30.10.2007
Področje elektronskega arhiviranja pri nas ureja lani sprejeti Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA, Uradni list RS št. 30/06). Gre za zadnji sistemski zakon, ki je bil potreben, da je bilo področje elektronskega poslovanja celovito zaokroženo. Lani je začela veljati tudi Uredba vlade o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki zakon dopolnjuje in skupaj z njim in še z nekaterimi drugimi tehničnimi priporočili in standardi (standardi ISO, modelom zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov MoReq itd.) sestavlja podlago za praktično ureditev elektronskega arhiviranja. Uredba ureja delovanje in notranja pravila oseb, ki hranijo dokumentarno oziroma arhivsko gradivo, hrambo tega gradiva v fizični in digitalni obliki, splošne pogoje, registracijo in akreditacijo opreme in storitev za digitalno hrambo in drugo. Pred kratkim sprejete Enotne tehnološke zahteve Arhiva RS pa podrobneje opredeljujejo tudi tehnološke pogoje digitalne hrambe. Po njihovem sprejetju je Arhiv RS pred kratkim začel izvajati tudi postopke akreditacije storitev in opreme za elektronsko arhiviranje. V trenutku pisanja tega članka niso bila pri Arhivu RS potrjena še nobena notranja pravila, prav tako ni bil akreditiran še noben ponudnik storitev elektronskega arhiviranja, prvi postopki za potrditev in akreditacijo pa že potekajo.
Uvedba elektronskega arhiva ni obvezna – podjetja se bodo sama odločila, ali bodo elektronske arhive uvedla ali ne. Bistvo po ZVDAGA urejenega arhiva je v pravni veljavi elektronskih dokumentov v njem, ki bodo enakovredni pisnim dokumentom.«
Zakon zahteva od organizacij, ki bodo vzpostavile elektronski arhiv, vzpostavitev celovitega sistema načrtovanja, izvajanja in spremljanja elektronskega arhiviranja, predvsem obvezno izvedbo faze priprav na zajem in hrambo gradiva, sprejem notranjih pravil, izdelavo drugih dokumentov v zvezi s pripravo na zajem in hrambo ter periodično dopolnjevanje notranjih pravil.
Če, potem pravilno!
Uvedba elektronskega arhiva ni obvezna – podjetja se bodo sama odločila, ali bodo elektronske arhive uvedla ali ne. Bistvo po ZVDAGA urejenega arhiva je v pravni veljavi elektronskih dokumentov v njem, ki bodo enakovredni pisnim dokumentom. Podjetjem, ki bodo v pravnem prometu še naprej nastopala s pisnimi dokumenti, in podjetjem, ki bodo v elektronsko obliko spravila dokumente, ki za pravni promet niso pomembni, ravnanje po ZVDAGA ne bo potrebno, saj jih pravna veljavnost elektronskih dokumentov ne bo zanimala.
Ker uvedba elektronskega arhiva ni obvezna, zakon ne predvideva upravnih sankcij (npr. kazni) za kršitev določb zakona. Uvedba elektronskega arhiva je za podjetja tako predvsem priložnost, ne dolžnost. Kljub temu ne velja, da sankcij za nepravilno uvedbo elektronskega arhiva ne bo. Podjetjem, ki bodo dokumente hranila nepravilno, se namreč lahko zgodi, da elektronski dokumenti v pravnem prometu ne bodo veljavni, izvirnikov pa ne bodo več imela. To pomeni, da bo tako, kot če dokumentov sploh ne bi imela.
Neveljavnost dokumentov se lahko zgodi tudi podjetjem, ki bodo dala storitve arhiviranja v zunanje izvajanje. Če zunanjemu izvajalcu njihovih elektronskih dokumentov iz kateregakoli vzroka ne bo uspelo hraniti v skladu z določbami zakona in notranjih pravil, bodo taki elektronski dokumenti neveljavni, oz. bo dokazovanje z njimi veliko težje, kot bi bilo sicer.
V civilnopravnih razmerjih namreč velja, da je za svoje dokumente odgovorno vsako podjetje samo. Tudi če vzrok neveljavnosti nastane pri zunanjem izvajalcu, bo za izgubo dokumentov nosilo vse pravne posledice podjetje samo, od zunanjega izvajalca pa bo v takem primeru lahko zahtevalo odškodnino.
Sankcija neveljavnosti dokumentov je seveda veliko hujša od vsake zagrožene kazni za prekršek, zato bodo morala podjetja, ki bodo šla v elektronski arhiv, pri tem ravnati zelo pazljivo. Zakon zaradi tega med drugim tudi predvideva, da bodo organizacije morale sprejeti svoja lastna notranja pravila (tudi če bodo za izvajanje storitev najele zunanjega arhivarja, ki bo imel svoja notranja pravila) in da morajo biti notranja pravila organizacije in zunanjega izvajalca med seboj tudi usklajena. Prav tako bo moralo vsako podjetje, ne glede na to, ali bo imelo zunanjega izvajalca ali ne, iti skozi faze priprav na zajem in hrambo, v katerih bo določilo obseg in vrsto dokumentacije, ki se bo elektronsko arhivirala, poslovne procese, povezane z arhiviranjem, informacijski sistem za hrambo, pravne zahteve itd.
Vse ne sodi v e-arhiv
Zakon govori o varstvu dveh vrst gradiva: o varstvu dokumentarnega gradiva in varstvu arhivskega gradiva. Večina gradiva, ki ga bodo podjetja arhivirala, bo dokumentarno gradivo, ki ga zakon opredeljuje kot izvirno in reproducirano gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb. Gre torej za praktično katerikoli dokument, ki je povezan s poslovanjem družbe.
Arhivsko gradivo pa je podmnožica dokumentarnega gradiva. Gre za tisto dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb in ga je kot tako v sodelovanju z organom določil Arhiv RS. Dokumentarno gradivo zasebnih oseb ni skoraj nikoli arhivsko gradivo, lahko pa je, če ga v skladu z ZVDAGA za zasebno arhivsko gradivo razglasi pristojni arhiv.
Zakon dokumentarno gradivo najprej deli na dokumentarno gradivo v fizični obliki in dokumentarno gradivo v elektronski obliki. Zlasti zanimivo je dokumentarno gradivo v digitalni obliki za dolgoročno hrambo, ki bo potrebna za dokumente, katerih rok hrambe je daljši od petih let. Nadalje predlog zakona razlikuje med izvirnim in zajetnim dokumentarnim gradivom.
Pri uvedbi elektronskega arhiva se bodo morale organizacije prav tako odločiti, kaj naj se v arhivskem sistemu sploh hrani (in kaj naj ostane v pisni ali pa v nearhivski elektronski obliki). V skladu z določbami ZVDAGA bo tako treba hraniti tiste dokumente, ki bodo potrebovali pravno veljavnost. Med njimi bodo predvsem dokumenti za potrebe nadzora in revidiranja v upravnih postopkih ter dokumenti, s katerimi se bodo dokazovala dejstva v civilnih postopkih. Marsikateri dokument podjetja je interne narave (notranja korespondenca, neformalna korespondenca s strankami itd.) in pravne veljavnosti ne bo potreboval, zato bo zaradi prihranka prostora skladiščenja in časa iskanja bolje tak dokument uvrstiti v elektronski dokumentni sistem. Prav tako bo, vsaj na začetku elektronskega arhiviranja, marsikateri dokument za vsak primer ostal še v pisni obliki, to pa pomeni, da pravno veljavna elektronska oblika vsaj na začetku še ne bo nujno potrebna.
Za nekatera podjetja pa uvedba elektronskega arhiva pomeni predvsem digitalizacijo dokumentov zaradi lažjega iskanja. Taki dokumenti bodo shranjeni v elektronskem dokumentnem sistemu in ne bodo imeli pravne veljave, namenjeni pa bodo interni rabi.
Tem podjetjem ne bo treba upoštevati določb ZVDAGA, pa tudi nobene dodane vrednosti ne bo zanje, če bi jih, saj pravno veljavna elektronska hramba pomeni predvsem zelo veliko dolžnosti.
Kaj vzdrži na sodišču?
Temeljni problem pri priznanju pravne veljave in dokazne vrednosti kakršnekoli elektronske vsebine je dejstvo, da podatki v elektronski obliki sami po sebi niso odporni proti posegom, kot je spreminjanje ali uničenje. Zato je treba pri hrambi in zajemu (npr. skeniranju) elektronskih dokumentov poskrbeti za ustrezno sledljivost vseh operacij in za druge varnostne ukrepe v zvezi z gradivi. Pravna veljavnost elektronskega gradiva, ki je zajeto in varno hranjeno v skladu s strani državnega arhiva potrjenimi notranjimi pravili, je enaka pravni veljavnosti izvirnika. To seveda velja tudi za dokumentarno gradivo, ki je nastalo v elektronski obliki.
Druga možnost, ki jo predvideva zakon, je, da je bilo gradivo varno hranjeno in zajeto pri subjektu, ki sicer deluje po nekih zapisanih notranjih pravilih, ki niso bila potrjena s strani državnega arhiva. V takem primeru se dokumentarnemu gradivu lahko prizna enakost z izvirnikom, vendar je treba pred tem dokazati, da so notranja pravila subjekta skladna z zakonom, podzakonskimi predpisi ter enotnimi tehnološkimi zahtevami.
Ko gre za gradivo, hranjeno ali zajeto pri subjektu, ki hrambe nima urejene z notranjimi pravili ali ki pravila sicer ima, vendar se jih v konkretnem primeru ni držal, ali pa gre za primer, ki ga potrjena pravila ne urejajo, se enakost elektronskega gradiva z izvirnim presoja v vsakem posameznem primeru. To pomeni, da mora izpolnjevati enake pogoje varne hrambe kot izvirno gradivo. V praksi to prinese zahtevno, zamudno in drago dokazovanje pred sodišči in upravnimi organi.
Zato se je še kako smiselno zavarovati s sprejemom in potrditvijo notranjih pravil, ki zagotovijo, da je dokumentarno gradivo, ki se hrani v elektronski arhivski obliki, pravno veljavno. Na ta način v sodnih postopkih ne bodo nastajali nepotrebni stroški z dokazovanjem (večji stroški odvetnikov) ali celo obsodilnimi sodbami, ker ni bo mogoče dokazati določenih dejstev.
Pravila, pravila …
Vsak poslovni subjekt, ki bo zajemal ali hranil gradivo v digitalni obliki, bo moral sprejeti notranja pravila hrambe. Še pred sprejetjem notranjih pravil bo moral izvesti faze priprav na zajem in hrambo, v katerih bo popisal dokumente, ki se bodo hranili v e-obliki, poslovne procese dokumentiranja in arhiviranja, informacijske sisteme za elektronsko hrambo, pravne zahteve za elektronsko hrambo ter izdelal akcijski načrt uvedbe elektronskega arhiva. Šele po tem bo lahko pristopil k izdelavi notranjih pravil. Notranja pravila bodo morala biti v skladu z zakonom, podzakonskimi predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami ter pravili stroke (npr. arhivska stroka, informacijska varnost itd.) in bodo morala vsebovati opredelitev oseb in poslovnih vlog, ki bodo dokumente hranile, življenjskega cikla dokumentacije, informacijskih sistemov za hrambo ter varnostnih politik e-arhiviranja.
Notranja pravila bo treba dati v potrditev Arhivu RS, ki bo preveril njihovo skladnost z zahtevami zakonodaje. Vzporedno s pisanjem notranjih pravil bodo v organizaciji že lahko vpeljevali informacijski sistem za e-hrambo, po njihovem sprejemu pa bodo lahko začeli tudi s postopki arhiviranja.
Po začetku delovanja sistema bodo podjetja morala spremljati izvajanje sistema arhiviranja in notranjih pravil. Ko bo prišlo do odstopanj, bodo morala ukrepati, prav tako pa bodo morali notranja pravila periodično ažurirati zaradi spremembe veljavnih predpisov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru. Državni arhiv bo lahko zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka ob potrditvi pravil ali kasneje določil tudi rok, v katerem bo treba notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v vnovično potrditev.
Digitalizirano za vedno
Če bo za posamezno vrsto gradiva področna zakonodaja predpisovala hrambo gradiva za obdobje več kot 5 let, bo treba zajeto gradivo iz običajne digitalne oblike pretvoriti v digitalno obliko za dolgoročno hrambo. Pri tem se bo za zanesljivo štela pretvorba, ki bo ohranjala celovitost in uporabnost vsebine zajetega gradiva v običajni digitalni obliki. Če se bo nato avtentičnost zajetega gradiva dokazovala z vsebinami, ki sčasoma izgubljajo ali povsem izgubijo vrednost (npr. elektronski podpis, za katerega jamči časovno omejeno digitalno potrdilo), pa se bo avtentičnost zajetega gradiva v digitalni obliki za dolgoročno hrambo morala zagotoviti s strogo nadzorovanim dodajanjem vsebin (npr. vnovični e-podpis vsebin), ki bo potrdilo avtentičnost zajetega gradiva. Take vsebine (oz. varnostni atributi) se bodo lahko dodajale na ravni posameznih enot ali pa na ravni celotnega zajetega gradiva.
Izvirnike v smeti
Če bo opravljena pretvorba izvirnega dokumentarnega gradiva v dokumentarno gradivo v digitalni obliki ali na mikrofilm, ki bo izpolnjevalo enake pogoje uporabnosti kot izvirno dokumentarno gradivo in bo zagotovljena hramba v skladu z zakonom, se bo izvirno dokumentarno gradivo lahko uničilo (če zakon v posameznih primerih ne bo določal drugače). Izvirno dokumentarno gradivo, za katerega je predpisan rok hrambe več kot pet let, pa bo dovoljeno uničiti samo, če bo gradivo pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo ali zapisano na mikrofilm, vsako uničenje gradiva pa bo treba tudi ustrezno evidentirati.
Komentarji
Bodite prvi in dodajte svoj komentar.
Komentiraj prispevek
Za komentiranje morate biti prijavljeni
Komentarji