e-VEM: fascikli gredo v pokoj
Če je E-uprava namenjena pretežno navadnim državljanom, so dveri e-VEM njena ustreznica za gospodarske družbe in samostojne podjetnike. Sistem je zaživel leta 2005 kot dveri za samostojne podjetnike, tri leta pozneje pa so svojo različico dobile še gospodarske družbe. (Objavljeno v reviji Monitor Pro pomlad 2011) mag. Tomaž Vidic, Mirjana Novović, 28.6.2011
Dveri e-VEM so v letu 2010 postale enotne, brez ločenih shem za samostojne podjetnike in gospodarske družbe – na Ministrstvu za javno upravo (MJU) so s tem skušali doseči čim večjo enotnost postopkov, nadzora in zbirk podatkov, ob tem pa so pazili na čim manjši obseg sistema. Celoten sistem e-VEM in dveri pridobivajo pomen v času zaostrenih gospodarskih razmer, ko so hitrost, odzivnost, prijaznost in cena storitev ključna komponenta uspešnosti ter učinkovitosti. Zato želijo na MJU sistem tudi v prihodnje nadgrajevati. Da bi bile sprejete odločitve pravilne, so izvedli podrobnejšo analizo stanja z anketiranjem zadovoljstva uporabnikov in pregled števila izvedenih »transakcij« v sistemu, pogostih vprašanj ter mnenj uporabnikov. Na podlagi teh analiz in drugih ugotovitev bo začrtana nadaljnja usmeritev dveri.
e-VEM se predstavi
Projekt e-VEM izvaja MJU, sredstva pa je zagotovil delno Evropski socialni sklad (85 %), deloma pa slovenski proračun (15 %). Za izvedbo je bilo do sedaj porabljenih več kot 4 milijone evrov, 2 milijona pa so za prilagoditev lastnih sistemov zagotovile ustanove, ki so povezane v sistem.
Dveri predstavljajo odskočno desko v svet podjetništva, saj kot eno temeljnih storitev omogočajo registracijo samostojnega podjetnika in gospodarske družbe. e-VEM pa ne predstavlja vstopne točke samo za državljane, pač pa tudi za referente in notarje. Uporabniki lahko samostojno, iz domačega naslanjača, opravijo 16 storitev za družbe in 14 za podjetnike. Z obiskom točk VEM oz. notarskih pisarn pa je na voljo še več storitev – trenutno 40. Razlog za to je v nekaterih postopkih, ki za zakonitost potrebujejo sodelovanje uradnih oseb, v tem primeru referentov in notarjev. Dveri e-VEM pa poleg naštetih za vpise po uradni dolžnosti uporabljajo tudi okrožna sodišča.
Vse storitve, ki so na voljo prek spleta ali na kateri koli od 154 točk VEM, so brezplačne, storitve opravljene pri notarjih pa se plačujejo po notarski tarifi.
Lansko leto je bil razvit poseben kadrovski vmesnik, ki predstavlja alternativo obstoječemu načinu dela prek e-VEM dveri. Namenjen je zlasti večjim družbam, ki želijo enostavneje in hitreje posredovati podatke o socialnih zavarovanjih Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS). Podatki potujejo v elektronski obliki, brez ročnega vpisovanja na dverih e-VEM ali celo pošiljanja po pošti. Za uporabo omenjenega vmesnika morajo imeti podjetja vzpostavljeno informacijsko rešitev za vodenje kadrovskih evidenc, ki jo povežejo s kadrovskim vmesnikom. Rešitve bodisi razvijejo sami ali pa jih kupijo pri ponudnikih. Ko je povezava vzpostavljena, sistem za vodenje evidenc zaposlenih samodejno pošilja podatke o zavarovanjih ZZZS. Vmesnik je namenjen tako gospodarskim družbam, samostojnim podjetnikom kot ustanovam javne uprave, njegova uporaba je brezplačna.
Zadovoljni uporabniki
Zadovoljstvo uporabnikov in tudi stanje sistema samega je moč spremljati z analizami vsakoletnih anket, števila izvedenih »transakcij« v sistemu ter najpogostejših mnenj in vprašanj uporabnikov. Predvsem število vloženih zahtevkov na neki način predstavlja »zdravje« sistema, medtem ko drugi pokazatelji kažejo na njegovo izkoriščenost in učinkovitost.
V okviru večletnega spremljanja zadovoljstva uporabnikov portala e-VEM je moč zaznati visoko zadovoljstvo uporabnikov; tako z delom zaposlenih na točkah VEM kot tudi s storitvami. V okviru anketnega ocenjevanja z ocenami od 1 do 5, ki je bilo izvedeno leta 2008, je bila prijaznost referentov ocenjena s 4,8, medtem ko je bila z oceno 4,6 ocenjena splošna raven storitev. V letih 2009 in 2010 so izvedli še eno anketo, in sicer o zadovoljstvu uporabnikov z dvermi e-VEM. Ocenjevali so preprostost in jasnost vmesnika, prijaznost do uporabnikov in morebitne težave, na katere so le-ti naleteli.
Počasi, a zanesljivo navzgor
Leta 2010 se je izkazalo, da je z dvermi e-VEM zadovoljnih 95 odstotkov vseh uporabnikov, ki do njih dostopajo od doma. Od tega je bilo zelo zadovoljnih nekaj več kot polovica, le malo manj, 43 %, je bilo zadovoljnih, 5 % pa nezadovoljnih. Glede na leto poprej je moč sklepati, da se je odstotek zelo zadovoljnih uporabnikov povečal, odstotek zadovoljnih pa zmanjšal, prav tako – za odstotek – se je zmanjšal delež nezadovoljnih.
Eden od kriterijev izkoriščenosti in obremenjenosti sistema je število začetih postopkov. To se iz leta v leto počasi povečuje pri samostojnih podjetnikih, hitreje pa narašča pri gospodarskih družbah. Število oddanih vlog za samostojne podjetnike se je od začetka vzpostavitve e-VEM, maja 2005, z mesečnega povprečja 1.830 vlog več kot podvojilo na 4.056 v letu 2010. Še večja rast je bila pri gospodarskih družbah, kjer se je število oddanih vlog potrojilo.
V letu 2010 je bilo vseh vlog 160.560 (gospodarske družbe 110.796 in 49.764 samostojni podjetniki), kar predstavlja 16-odstotno rast glede na leto poprej in 50-odstotno glede na leto 2008. Veliko večino, nekaj več kot četrtino vseh vlog, sta predstavljali prek spleta oddani vlogi za odjavo in prijavo oseb na področju obveznega socialnega zavarovanja.
Kljub hitri rasti obsega storitev (ali pa prav zaradi te) z vidika uporabnikov dveri še niso brez napak. Največ pripomb je bilo tehnološke narave. Pogoste so bile težave z digitalnimi potrdili in njihovo uporabo v Mozilli Firefox pa s pripenjanjem priponk in z omejitvijo njihove velikosti. Kar se tiče vsebinskih pripomb, so bile večinoma povezana s posameznimi uradnimi postopki in ne z delovanjem sistema e-VEM. Na vprašanje, kako izboljšati portal e-VEM, so uporabniki v odgovorih navajali nekatere pomanjkljivosti in želje, kot je, denimo, podpora brskalniku Google Chrome in možnost neposrednega pogovora VoIP z oddelki za podporo.
Kako naprej
Na podlagi izsledkov je moč razbrati trende in želje, ki se nanašajo na sistem e-VEM. Iz analiz sledi, da se uporabnost portala počasi, a vztrajno povečuje, kar kaže, da vse več ljudi posega po elektronskih storitvah. Da bi število uporabnikov dvignili za nadaljnjih 10 in več odstotkov, pa bo potrebno sistem nadgrajevati v smeri večje učinkovitosti in prepoznavnosti. Eden od načinov je poenostavitev poslovanja, ki ga je moč doseči z uporabo kadrovskega vmesnika. Njegovo uporabnost bodo zato širili v vseh pogledih, tako po vsebinski – z večanjem nabora storitev – kot tudi po uporabniški plati. Do prepoznavnosti pa si bo treba pomagati tudi s promocijo.
Odzivi uporabnikov so pokazali nekatere želje, ki so predvsem odraz trendov v družbi. Da to drži, pove podatek o pogostih pripombah na težave in slabšo podporo določenim brskalnikom, za katere rešitev ni optimizirana. Toda ihtavo odpravljanje tovrstnih težav lahko povzroči še več nevšečnosti, menijo na MJU. Uporabnikov, ki izražajo take želje, je malo, približno 2 % ali manj, prilagajanje rešitve pa utegne močno povečati stroške, po nekaterih ocenah med 10 in 20 %, pri čemer bo učinek za veliko večino uporabnikov neznaten oziroma neviden. Zanimivi so še predlogi po neposrednem komuniciranju uporabnikov z oddelki za podporo prek spleta. Ugotovljeno je bilo, da takih zahtevkov še ni veliko, vendar je moč predvidevati, da jih bo iz leta v leto več.
Prihodnja faza razvoja bo vsebovala nove poglede na delovanje celotnega sistema, predvsem pa bo morala optimizirati obstoječe procese, ki so žal zelo odvisni od spreminjanja zakonodaje. A sistem e-VEM bo ostal zavezan osnovnemu cilju: nudenju storitev državljanom, ki naj bi sčasoma privedlo do obvezne elektronski oddaje vlog za socialno zavarovanje. Da bi uspešno zaokrožili promocijo in povečali njegovo učinkovitost, je nujno, da e-VEM prično uporabljati tudi institucije javne uprave. To bi poleg dobrega zgleda tudi povečalo izkoriščenost sistema.
Uporabniki lahko samostojno, iz domačega naslanjača, opravijo 16 storitev za družbe in 14 za podjetnike. Ob obisku točk VEM oziroma notarskih pisarn pa je na voljo še več storitev – trenutno 40.
evem [.pdf] (131 kB)
Komentarji
Bodite prvi in dodajte svoj komentar.
Komentiraj prispevek
Za komentiranje morate biti prijavljeni
Komentarji