Kar je zamolčano, najbolj boli

Česar ne poznaš, ne moreš upoštevati. Česar nisi vprašan, ne poveš. Česar se ne zavedaš, ne upoštevaš. Kar se ti zdi samo po sebi umevno, predvidevaš, da vedo tudi ostali. Se sliši znano in že videno? Tudi že občuteno in doživeto pri IT-projektih? Ključno pri projektih je zato izvabiti zamolčano, kar pa ni preprosto. (Objavljeno v reviji MonitorPro pomlad 2011) Aleš Štempihar, 28.6.2011

Veliko knjig in seminarjev o projektnem vodenju poudarja pomembnost procesa načrtovanja. Tudi ponudniki projektnih orodij pričnejo svoje predstavitve največkrat s funkcionalnostmi iz te faze. Vendar se še tako dobro izpeljan načrt v režiji še tako dobrega projektnega vodje podre kot hišica iz kart, če nimamo v roki vseh pravih kart, iz katerih jo gradimo. Kako torej zagotoviti, da se lotevamo pravih stvari in kakšne ključne sestavine ne izpustimo iz svojega načrta?

IZ-vabiti in PO-vabiti vse

Najprej »PO« in potem »IZ«. Za uspešnost informacijskih projektov je namreč nadvse pomembno, da v njihovo pripravo in izvedbo najprej PO-vabimo vse PO-trebne deležnike in IZ njih IZ-vabimo vse potrebne podatke, ki so pomembni za to, da bodo rezultati projekta zares služili njihovim vlogam v poslovanju podjetja.

O tem, katere deležnike je vse potrebno povabiti k pripravi in izvedbi projekta, smo že pisali v prejšnji številki MonitorPro, tako da se lahko osredotočimo na to, kaj je treba iz deležnikov izvabiti. Kajti nič ne pomaga, če nismo vzpostavili temeljev obsega projekta iz dobro definiranih zahtev, kaj naj bi pokrila IT-rešitev. Obseg projekta je temelj za vse nadaljnje aktivnosti načrtovanja in izvedbe. Brez pravega obsega ni realnega roka in ne realnega proračuna projekta, še posebej pa ne pravih rezultatov projekta v obliki poslovnih koristi in učinkov na poslovanje.

Rezultati IT-projektov niso namenjeni IT, temveč poslovnim uporabnikom oziroma podpori in pospeševanju njihovega dela v poslovanju podjetja. Rezultati IT-projektov naj bi bili vedno namenjeni kupcem, v neposredni ali posredni obliki. Čeprav marketinški oddelki vse aktivneje opozarjajo ostale poslovne funkcije, da je treba v razvoj in projekte vključevati kupce že v zgodnjih fazah nastanka projekta, pa v primeru IT-projektov po večini še vedno ni tako.

Nasprotno, pri IT-projektih je celo še huje, premalo se vključujejo tudi tisti »notranji kupci«, ki bodo uporabniki rezultatov teh projektov. In to kljub zavedanju, da informacijska tehnologija ni sama sebi namen. Ob tem v najboljšem primeru še ulovimo prave zahteve med izvedbo projekta, a to praviloma vpliva na povečanje proračuna in na povečanje obremenitev deležnikov projekta v obliki dodatnega dela ob nespremenjenem končnem roku izvedbe projekta. Pogosto moramo zamakniti tudi rok ali pa sanirati težave v prvih mesecih prehoda v redno uporabo rezultatov IT-projektov.

Nosilec, čas in potrpljenje

Če so rezultati izvabljanja ključnega pomena za pripravo in izvedbo projekta, si moramo za njegovo izvedbo vzeti čas in določiti nosilca, ki bo imel dovolj zavedanja in vztrajnosti, da bo potrpežljivo in temeljito izvedel vse naloge, ki so povezane s celovitim izvabljanjem zahtev. Ne glede na to, ali bo te naloge izvajal vodja projekta ali poslovni analitik, kar je še posebej priporočljivo, saj je zanje ustrezno usposobljen z znanji in s tehnikami, potrebuje za izvabljanje ustrezna pooblastila in razpoznavnost ter pripravljenost deležnikov projekta, da si bodo vzeli dovolj časa za sodelovanje.

Žal je IT-vodjem projekta le redko dano, da lahko delajo v takih pogojih, kar navadno vodi do tega, da zahteve definirajo predvsem sami ter zanje iščejo ustrezno IT-rešitev. Poleg tega morajo izvajalci izvabljanja imeti razvite tudi posebne kompetence, zlasti mehke veščine in sposobnosti, kot so poslušanje in sposobnost vživljanja v položaj drugih, dopuščanje več mogočih rešitev, da znajo slišati zamolčano in poiskati skrite pomene povedanega ter dodatno kopati pod površino in potrpežljivo zapisovati tudi samoumevne zadeve.

Izvabiti z intervjujem

»Intervju oziroma razgovor predstavlja osnovno in eno najpomembnejših ter najpogostejših tehnik izvabljanja zahtev, pri katerem neposredno komuniciramo z ljudmi, udeleženimi v procesih, ki jih želimo podpreti z IT. Pri izvedbi se je koristno držati nekaterih smernic:

  • razgovor je treba organizirati (z deležniki se dogovoriti za kraj, termin, temo in namen);
  • na razgovor se je treba pripraviti in izdelati vprašalnike, ki jih vnaprej pošljemo udeležencem intervjujev, da se lahko ti ustrezno pripravijo;
  • sproti zapisujmo ali po potrebi snemajmo potek intervjuja;
  • zapiske ali posnetek razgovora čim prej uredimo; povzetek pošljemo intervjujancu v pregled in potrditev največ dan po izvedbi intervjuja.

Pri intervjuju uporabljamo odprta vprašanja, ko še ne vemo natančno, kaj želimo izvedeti od intervjuvanca, oziroma če želimo, da ta izpostavi svoj neusmerjeni pogled na obravnavano problematiko. Z odprtimi vprašanji skušamo odkriti področja, ki so za posameznika pomembnejša in na katera se je smiselno osredotočiti (Primer: »Kaj pričakujete od novega sistema? Kaj povzroča določeno težavo?«). Zaprta vprašanja uporabljamo po tem, ko smo izčrpali odprta. Zaprta vprašanja so lahko kontrolna (»Ali imate določeno težavo zaradi razlog1 ali zaradi razlog2?«) ali pa potrjevalna (»Torej razlog za vašo težavo je … Ali je to res?«). Z njimi se osredotočimo na reševanje problema in razumevanje problematike ter ne dopuščamo poljubnih odgovoro«

IT-vodje projektov pogosto nimajo razvitih naštetih kompetenc, kar v povezavi z nezadostnimi pooblastili in neupoštevanjem poslovnih udeležencev predstavlja enega najpogostejših vzrokov neuspešnosti IT-projektov. Rešitev je v osveščenosti sponzorja, ki odobri in vključi vlogo poslovnega analitika kot nosilca nalog izvabljanja, mu zagotovi ustrezen čas in sogovornike za izvedbo izvabljanja. Sponzor mora tudi oblikovati najvišjo zahtevo v obliki vizije projekta, ki je skladna s poslovnimi potrebami podjetja in strategijo poslovanja, kar je za zgled ostalim poslovnim uporabnikom.

Od priprave do potrditve

Namen izvabljanja je zapisati celovite, jasne, pravilne in konsistentne zahteve. Izvabljanje se začne s pripravo, ki naj zagotovi, da so za aktivnosti izvabljanja vsi potrebni viri (ljudje, oprema in pripomočki) organizirani (pomaga projektni vodja) in časovno usklajeni (izdelani urniki). Vsebinsko izhodišče za izvedbo izvabljanja prestavljata definirana poslovna potreba in poslovno ozadje projekta.

Sledi izvedba izvabljanja z uporabo ustreznih tehnik, na primer intervjujev (več o tem v okvirčku) in fokusnih skupin. Fokusne skupine oziroma ciljne skupine so tehnika za izvabljanje idej in stališč o določenem izdelku, storitvi ali priložnosti. Običajno eno- do dveurni delovni sestanek vključuje od 6 do 12 udeležencev, katerih sestava je odvisna od teme – fokusa. Usmerja ga moderator (poslovni analitik) tako, da vsi udeleženci delijo svoje vtise, želje in potrebe ter v interaktivnem skupinskem delu nadgrajujejo svoja posamezna videnja, stališča, teme in različne perspektive v odnosu do ostalih. Fokusna skupina je podobna tehniki zbiranja zamisli, s tem da gre v fokusnih skupinah za bolj strukturirane cilje dela. Moderator mora ostati nevtralen in spodbujati razpravo, postavljati odprta vprašanja, spodbujati interakcijo med člani skupine, tako da sodelujejo in prispevajo vsi člani ter da skupina kot celota napreduje k predhodno zastavljenemu cilju dela fokusne skupine.

Z izbrano metodo izvabljanja iz deležnikov izvabimo zahteve in zagotovimo sledljivost zahtev glede na predviden obseg in cilje projekta.

Z izbrano metodo izvabljanja torej iz deležnikov izvabimo zahteve in zagotovimo sledljivost zahtev glede na predviden obseg in cilje projekta. S tem tudi preprečimo projektnim vodjem dobro znan problem razraščanje obsega projekta (t. i. scope creep). Pomembni elementi evidentiranja zahtev so predvsem vir zahteve, vrednost in prioriteta. Pomemben pripomoček pri izvabljanju je tudi slovar izrazov, da se med seboj pri temeljnih pojmih nedvoumno razumemo.

Izvabljanje zahtev je zelo odvisno od znanja deležnikov, njihove pripravljenosti za sodelovanje pri definiranju zahtev in sposobnosti skupine za doseganje soglasja pri končnem definiranju zahtev, pri čemer ima pred tem možnost povedati svoje mnenje prav vsak deležnik. V postopkih izvabljanja je treba pridobljene informacije dokumentirati za kasnejše analiziranje v eni od oblik: zapisnik, slikovni ali avdio zapis, zapiski na tablah in „flip-chartih“. To izvede nosilec izvabljanja (običajno poslovni analitik).

Aktivnosti izvabljanja se zaključijo s potrditvijo rezultatov izvabljanja. Deležniki potrdijo, da so dokumentirane zahteve res tiste, ki so jih izrazili, in da se skladajo z razumevanjem njihovih potreb, s čimer postanejo končne zahteve, ki se uporabijo v naslednji fazi analiziranja zahtev. Poleg tega se zabeležijo tudi pomisleki deležnikov in stvari, ki jih skrbijo pri projektu, kar se uporabi pri definiranju predpostavk in omejitev projekta ter vpliva na oceno pripravljenosti organizacije na izvedbo projekta.

kar_je_zamolcano__najbolj_boli [.pdf] (155 kB)

Vsi članki tega avtorja

‹ nazaj

Komentarji

Bodite prvi in dodajte svoj komentar.

Komentiraj prispevek

Za komentiranje morate biti prijavljeni

RSS feed

Novice

Arhiv novic ›

Koledar dogodkov

Več dogodkov ›